Toen ik afstudeerde, werden vragenlijsten nog op papier afgenomen. Medestudenten zaten urenlang stapels formulieren over te typen in Access. Tijdrovend en foutgevoelig. Ik had geluk. Een neef met een ICT-opleiding bouwde voor mij een online vragenlijst. Respondenten over de hele wereld, antwoorden direct in een database. Dat was toen echt iets nieuws. Een van mijn begeleiders stelde zelfs voor om ‘online respons’ het onderwerp van mijn scriptie te maken.
Inmiddels is de situatie totaal anders. Wie nu zoekt op zelf een online enquête maken, krijgt een eindeloze lijst aan surveytools te zien. Dat klinkt handig, maar kiezen is behoorlijk lastig. Zeker als je niet precies weet waar je op moet letten.
Daarom hieronder 9 aandachtspunten die je helpen bij het kiezen van een surveytool. In willekeurige volgorde, want wat belangrijk is, verschilt per onderzoek.
1. Waar wordt je data opgeslagen?
Een vaak vergeten punt. Veel surveytools slaan data op buiten Europa, meestal in de VS. Dat heeft gevolgen voor privacy en AVG. Tools als SurveyMonkey, Typeform en Google Forms doen dit standaard (uitgezonderd hele dure corporate abonnementen). Werk je met gevoelige of persoonlijke data, dan is Europese dataopslag vaak een basisvoorwaarde. Een tool als Question Pro biedt deze optie. Verzamel je geen persoonlijke of gevoelige gegevens, dan kan je ervoor kiezen te werken met dataopslag buiten Europa.
2. Maak je een enquête, test of quiz?
Niet elke surveytool is geschikt voor elk doel. Voor het maken van een test of quiz moet je goed opletten. Een simpele goed-fout test kan je bijna overal maken. Werk je met scores, schalen of combinaties van antwoordopties, dan wordt de keuze kleiner. Voor quizzes is een gespecialiseerde tool zoals Interact Quiz Builder soms een betere keuze dan een klassieke enquêtetool.
3. Aantal vragen en reacties
Gratis tools hebben bijna altijd limieten aan het maximum aantal vragen of reacties. Daarnaast kan het bij abonnementen uiteen lopen. Bij bijvoorbeeld Crowdtech het aantal reacties bepalend voor de prijs. Bij QuestionPro of Survey Monkey betaal je vooral voor extra functies. Check dit vooraf, zodat je niet halverwege vastloopt.
4. Huisstijl en uitstraling
Wil je een eigen logo, kleuren en geen reclame onder je vragenlijst? Dan vallen gratis versies meestal af. Een professionele uitstraling vergroot de kans dat mensen je enquête ook echt afronden. Tip: veel abonnementen zijn per maand af te sluiten. In één of twee maanden kan je een vragenlijst programmeren en reacties verzamelen. Zo beperk je de kosten.
5. Logica en routing
Niet elke vraag is voor alle respondenten bedoeld. Om ergernis te voorkomen is het belangrijk dat je als invuller alleen relevante vragen krijgt. De simpelste vorm van logica is het overslaan van pagina’s. Dat kan vaak al in een basisabonnement. Wil je vragen tonen op basis van meerdere voorwaarden, dan heb je meestal een uitgebreider pakket nodig.
6. Beschikbare vraagtypes
Elke tool heeft enkel- en meerkeuzevragen. Maar daar houdt de overeenkomst vaak op. Zo kan je niet altijd een maximum aantal keuzes instellen, of rangordes maken. Ook visuele schalen, zoals sterren en duimpjes verschillen van elkaar en zijn niet overal mogelijk. De opzet van Typeform zorgt ervoor dat de veelgebruikte ‘matrix’ vraag, binnen deze tool niet mogelijk is. Wil je meer gebruiken dan alleen bolletjes en vierkantjes aanvinken, bekijk dan vooraf wat er mogelijk is.
7. Meertaligheid
Wil je één link gebruiken voor meerdere talen en alles in één database verzamelen? Dit is bij veel tools mogelijk, maar vaak alleen betaald. Let ook op hoe je vertalingen moet invoeren. Dat is niet altijd zo simpel als het klinkt en soms zeer tijdrovend.
8. Manier van uitzetten
Elke tool biedt een open link en ook QR-codes zijn steeds vaker standaard. Wil je werken met persoonlijke links, e-mailuitnodigingen of koppelingen met je mailinglijst, dan moet je goed kijken welke opties en integraties beschikbaar zijn.
9. Resultaten verwerken
Kun je de data downloaden als Excel of CSV, of alleen een standaardrapport bekijken? Wil je zelf de resultaten analyseren en verwerken, dan is een downloadbaar databestand nodig. Soms kan je een koppeling maken met online spreadsheets, zoals Google Forms. Let hierbij dan wel weer op privacy en de opslaglocatie.
Wel of niet zelf doen?
De juiste surveytool kiezen is geen kwestie van “even snel een vragenlijst maken”. Het bepaalt je respons en wat je straks wel en niet uit je data kunt halen. De Vragenlijstexpert werkt met een surveytool met ruime mogelijkheden en dataopslag in Nederland. Wil je geen hoge abonnementskosten voor een eenmalig onderzoek, maar wel een vragenlijst die klopt? Neem dan contact op.